Procedura zgłoszeń nieprawidłowości w Urzędzie Miejskim
w Halinowie – zasady obsługi zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów
w Urzędzie Miejskim w Halinowie
od 25 września 2024 roku
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów pozwala na zgłoszenie informacji o naruszeniu prawa, do którego doszło lub może dojść, uzyskanej w kontekście związanym z pracą w Urzędzie Miejskim w Halinowie lub współpracą z Urzędem, umożliwiając jednocześnie skorzystanie z ochrony, jaką daje status sygnalisty.
Osoby uprawnione do dokonania zgłoszeń
Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do poniższych grup osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia:
- pracownicy i współpracownicy oraz byli pracownicy i współpracownicy Urzędu,
- osoby działające w imieniu i na rzecz Urzędu,
- wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane z Urzędem, w szczególności: praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia (jeśli informacje dotyczące nieprawidłowości pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia).
Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych oraz zasady ich przyjmowania
Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonywane:
1) pisemnie pocztą na adres korespondencyjny Urzędu Miejskiego w Halinowie ul. Spółdzielcza 1, 05-074 Halinów - ze wskazaniem osoby wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń oraz dopiskiem „do rąk własnych”, przy czym zalecane jest umieszczenie zgłoszenia w kolejnej kopercie z dopiskiem „do rąk własnych” celem uniknięcia ujawnienia danych zgłaszającego w toku przetwarzania korespondencji przez osoby nieupoważnione;
2) elektronicznie na adres email służbowy: zgloszenie.naruszen@halinow.pl do osoby wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń;
3) ustnie podczas rozmowy telefonicznej na numer 880 753 170 we wtorki i czwartki w godzinach 12.00 – 14.00 z osobą uprawnioną do przyjmowania zgłoszeń;
4) ustnie podczas spotkania bezpośredniego z osobą uprawnioną do przyjmowania zgłoszeń w budynku Urzędu.
Informację można zgłosić tylko imiennie, tj. podając swoje imię i nazwisko oraz adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej. W trybie określonym w ustawie Urząd nie obsługuje zgłoszeń anonimowych.
Jakie naruszenia prawa można zgłosić?
Informacje o działaniu lub zaniechaniu, które jest niezgodne z prawem lub które ma na celu obejście prawa, w obszarze:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w ww. punktach.
Kroki, które będą podjęte po przyjęciu zgłoszenia spełniającego wymagania określone w ustawie:
1) sygnalista otrzyma potwierdzenie wpływu zgłoszenia (w terminie 7 dni przy podaniu przez sygnalistę adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną);
2) osoba upoważniona przeprowadzi tzw. działania następcze, w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa;
3) sygnalista otrzyma informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od dnia od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 1 - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
Ochrona danych zawartych w zgłoszeniu sygnalisty
Dane osobowe sygnalisty, jak również osoby której dotyczy zgłoszenie lub osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, osoby dostarczającej dowodów lub informacji oraz osoby, której zarzuca się naruszenie prawa, są zachowywane w poufności i nie są udostępnianie innym pracownikom ani osobom trzecim, za wyjątkiem osób, którym dane należy udostępnić w celu prowadzenia czynności wyjaśniających związanych ze zgłoszeniem lub innych czynności wymaganych odrębnymi przepisami. Zgłoszenie sygnalisty jest obsługiwane wyłącznie przez osoby do tego upoważnione.
W dniu 25 grudnia 2024 roku Zarządzeniem Burmistrza Halinowa Nr 232.2024 z dnia 20 grudnia 2024 roku wprowadzono procedurę zgłoszeń zewnętrznych.
Od tego dnia Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać do Rzecznika Praw Obywatelskich lub właściwego organu publicznego, w tym do Urzędu.
Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich
Z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych można zapoznać się klikając w poniższe linki.
Klauzula dla osoby dokonującej zgłoszenia – Sygnalisty
Wzór formularza zgłaszania nieprawidłowości/naruszeń Word
Wzór formularza zgłaszania nieprawidłowości/naruszeń PDF
