Procedura zgłoszeń nieprawidłowości w Urzędzie Miejskim
w Halinowie – zasady obsługi zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów
w Urzędzie Miejskim w Halinowie
od 25 września 2024 roku
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów pozwala na zgłoszenie informacji o naruszeniu prawa, do którego doszło lub może dojść, uzyskanej w kontekście związanym z pracą w Urzędzie Miejskim w Halinowie lub współpracą z Urzędem, umożliwiając jednocześnie skorzystanie z ochrony, jaką daje status sygnalisty.
Osoby uprawnione do dokonania zgłoszeń
Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do poniższych grup osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia:
- pracownicy i współpracownicy oraz byli pracownicy i współpracownicy Urzędu,
- osoby działające w imieniu i na rzecz Urzędu,
- wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane z Urzędem, w szczególności: praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia (jeśli informacje dotyczące nieprawidłowości pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia).
Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych oraz zasady ich przyjmowania
Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonywane:
1) pisemnie pocztą na adres korespondencyjny Urzędu Miejskiego w Halinowie ul. Spółdzielcza 1, 05-074 Halinów - ze wskazaniem osoby wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń oraz dopiskiem „do rąk własnych”, przy czym zalecane jest umieszczenie zgłoszenia w kolejnej kopercie z dopiskiem „do rąk własnych” celem uniknięcia ujawnienia danych zgłaszającego w toku przetwarzania korespondencji przez osoby nieupoważnione;
2) elektronicznie na adres email służbowy: zgloszenie.naruszen@halinow.pl do osoby wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń;
3) ustnie podczas rozmowy telefonicznej na numer 880 753 170 we wtorki i czwartki w godzinach 12.00 – 14.00 z osobą uprawnioną do przyjmowania zgłoszeń;
4) ustnie podczas spotkania bezpośredniego z osobą uprawnioną do przyjmowania zgłoszeń w budynku Urzędu.
Informację można zgłosić tylko imiennie, tj. podając swoje imię i nazwisko oraz adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej. W trybie określonym w ustawie Urząd nie obsługuje zgłoszeń anonimowych.
Jakie naruszenia prawa można zgłosić?
Informacje o działaniu lub zaniechaniu, które jest niezgodne z prawem lub które ma na celu obejście prawa, w obszarze:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w ww. punktach.
Kroki, które będą podjęte po przyjęciu zgłoszenia spełniającego wymagania określone w ustawie:
1) sygnalista otrzyma potwierdzenie wpływu zgłoszenia (w terminie 7 dni przy podaniu przez sygnalistę adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną);
2) osoba upoważniona przeprowadzi tzw. działania następcze, w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa;
3) sygnalista otrzyma informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od dnia od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 1 - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
Ochrona danych zawartych w zgłoszeniu sygnalisty
Dane osobowe sygnalisty, jak również osoby której dotyczy zgłoszenie lub osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, osoby dostarczającej dowodów lub informacji oraz osoby, której zarzuca się naruszenie prawa, są zachowywane w poufności i nie są udostępnianie innym pracownikom ani osobom trzecim, za wyjątkiem osób, którym dane należy udostępnić w celu prowadzenia czynności wyjaśniających związanych ze zgłoszeniem lub innych czynności wymaganych odrębnymi przepisami. Zgłoszenie sygnalisty jest obsługiwane wyłącznie przez osoby do tego upoważnione.
Z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych można zapoznać się klikając w poniższe linki.
Klauzula dla osoby dokonującej zgłoszenia – Sygnalisty
Wzór formularza zgłaszania nieprawidłowości/naruszeń Word
Wzór formularza zgłaszania nieprawidłowości/naruszeń PDF
