Procedura zgłoszeń zewnętrznych
Procedura zgłoszeń nieprawidłowości w Urzędzie Miejskim
w Halinowie – zasady obsługi zgłoszeń zewnętrznych od sygnalistów
w Urzędzie Miejskim w Halinowie
od 25 grudnia 2024 roku
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów pozwala na zgłoszenie informacji o naruszeniu prawa, do którego doszło lub może dojść w kontekście związanym z pracą w Urzędzie Miejskim w Halinowie lub współpracą z Urzędem, umożliwiając jednocześnie skorzystanie z ochrony, jaką daje status sygnalisty.
Zgłoszenie zewnętrzne
Należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
Osoby uprawnione do dokonania zgłoszeń
Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do poniższych grup osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia:
- pracownicy i współpracownicy oraz byli pracownicy i współpracownicy Urzędu,
- osoby działające w imieniu i na rzecz Urzędu,
- wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane z Urzędem, w szczególności: praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia (jeśli informacje dotyczące nieprawidłowości pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia).
Dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych oraz zasady ich przyjmowania
Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonywane:
1) pisemnie pocztą na adres korespondencyjny Urzędu Miejskiego w Halinowie ul. Spółdzielcza 1, 05-074 Halinów - ze wskazaniem osoby wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń oraz dopiskiem „do rąk własnych”, przy czym zalecane jest umieszczenie zgłoszenia w kolejnej kopercie z dopiskiem „do rąk własnych” celem uniknięcia ujawnienia danych zgłaszającego w toku przetwarzania korespondencji przez osoby nieupoważnione;
2) elektronicznie na adres email służbowy: zgloszenie.naruszen@halinow.pl do osoby wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń;
3) ustnie podczas rozmowy telefonicznej na numer 880 753 170 we wtorki i czwartki w godzinach 12.00 – 14.00 z osobą uprawnioną do przyjmowania zgłoszeń;
4) ustnie podczas spotkania bezpośredniego z osobą uprawnioną do przyjmowania zgłoszeń w budynku Urzędu.
Informację można zgłosić tylko imiennie, tj. podając swoje imię i nazwisko oraz adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej.
Jakie naruszenia prawa można zgłosić?
Informacje o działaniu lub zaniechaniu, które jest niezgodne z prawem lub które ma na celu obejście prawa, w obszarze:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w ww. punktach.
Kroki, które będą podjęte po przyjęciu zgłoszenia spełniającego wymagania określone w ustawie:
1) sygnalista otrzyma potwierdzenie wpływu zgłoszenia (w terminie 7 dni przy podaniu przez sygnalistę adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną);
2) osoba upoważniona przeprowadzi tzw. działania następcze, w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa;
3) sygnalista otrzyma informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 1 - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia zewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
4) Jeżeli zachodzi konieczność uzyskania dodatkowych informacji lub wyjaśnień związanych z otrzymanym zgłoszeniem zewnętrznym, osoba upoważniona do rozpatrzenia zgłoszenia może skontaktować się ze zgłaszającym na każdym etapie sprawy drogą wskazanych danych kontaktowych. Jeżeli zgłaszający sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
Ochrona danych zawartych w zgłoszeniu sygnalisty
Dane osobowe sygnalisty, jak również osoby której dotyczy zgłoszenie lub osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, osoby dostarczającej dowodów lub informacji oraz osoby, której zarzuca się naruszenie prawa, są zachowywane w poufności i nie są udostępnianie innym pracownikom ani osobom trzecim, za wyjątkiem osób, którym dane należy udostępnić w celu prowadzenia czynności wyjaśniających związanych ze zgłoszeniem lub innych czynności wymaganych odrębnymi przepisami. Zgłoszenie sygnalisty jest obsługiwane wyłącznie przez osoby do tego upoważnione.
Działania następcze podejmowane w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym
Po dokonaniu weryfikacji zasadności zgłoszenia zewnętrznego i oceny prawdziwości informacji o
naruszeniu prawa wskazanej w jego treści, postępowanie wyjaśniające kończy się sporządzeniem
informacji końcowej:
1) potwierdzającej prawdziwość informacji o naruszeniu prawa,
2) niepotwierdzającej prawdziwości informacji o naruszeniu prawa.
Informacja końcowa w sprawie zgłoszenia zewnętrznego zawiera w szczególności opis naruszenia
prawa, ustalenia poczynione w toku postępowania wyjaśniającego, informację co do zasadności
zgłoszenia zewnętrznego, a w przypadku zgłoszeń zasadnych, rekomendacje o stosownych działaniach w stosunku do osoby, której zgłoszenie dotyczyło oraz określa zalecenia mające na celu wyeliminowanie podobnych naruszeń prawa w przyszłości.
Ochrona prawna sygnalistów
Zgłoszenia są rozpatrywane przez osoby upoważnione w sposób zapewniający, że poufność sygnalisty nie zostanie naruszona, a w szczególności nie zostaną ujawnione dane zgłaszającego, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej ze zgłaszającym, osoby której dotyczy zgłoszenie lub osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Pracownicy lub współpracownicy żadnej komórki organizacyjnej Urzędu oraz inne nieupoważnione osoby nie mają prawa uzyskiwać informacji o tożsamości osób wskazanych w zdaniu poprzedzającym. Możliwe jest przekazanie informacji o tożsamości zgłaszającego jeżeli wyraził on wyraźną pisemną zgodę na ujawnienie swoich danych.
Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
Dla osób rozważających dokonania zgłoszenia zewnętrznego dostępna jest poufna porada.
Organ publiczny przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu – oraz informuje o tym sygnalistę.
Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich
Od 25 grudnia 2024 roku sygnalista będzie mógł dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich:
- poprzez dedykowany formularz, który będzie dostępny na stronie Zespołu do spraw Sygnalistów,
- podczas konsultacji z pracownikiem z Zespołu do spraw Sygnalistów (po uprzedniej informacji od osoby chcącej dokonać zgłoszenia i umówieniu się na spotkanie),
- pocztą tradycyjną,
- dzwoniąc na infolinię obsługującą zgłoszenia zewnętrzne.
Z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych można zapoznać się klikając w poniższe linki.
Klauzula dla osoby dokonującej zgłoszenia – sygnalisty
Wzór formularza zgłaszania nieprawidłowości/naruszeń Word
